Paretovo pravidlo

Paretovo pravidlo říká, že 20% úsilí nám zajistí 80% výsledků. Jsou různé varianty tohoto pravidla, např. 20% zákazníků přinese 80% tržeb, 20% svého oblečení nosíme po 80% času, 20% lidí způsobí 80% problémů.

Znamená to tedy, že ne všechny činnosti jsou stejně důležité, některé jsou klíčové, jiné se dají předat nebo dokonce úplně vynechat. Problém je jen v tom určit, které činnosti jsou ty klíčové, na které je potřeba se soustředit.

U výše zmíněných tržeb a zákazníků je to celkem jednoduché, máme čísla a dokážeme si to spočítat.

Ve své práci hledáme ty klíčové činnosti obtížněji. Ale jak by to bylo úžasné je objevit. Kdybychom 20 procent svého času věnovali jen tomu nejdůležitějšímu. Pak bychom dalších dvacet procent času dělali znova to nejdůležitější. Získali bychom za 40% času 160% výsledků. Teorie je skvělá, ale co praxe?

Napadá mě takový hypotetický postup, jak zjistit právě těch svých nejdůležitějších 20 procent.: Potřebujeme sepsat, co vlastně děláme, kolik to zabírá času a jak efektivní a dlouhodobě přínosná ta činnost je. Nic jednoduchého. Psát si, co dělám a hlídat hodiny, to zní jednoduše, ale je těžké na to myslet celý den. Druhá těžká věc je posoudit, co je dlouhodobě výnosnější. Když posuzuju věci jako napsat článek na web, učit se anglická slovíčka nebo tvořit grafiku pro nový web, jak poznám, co mi v budoucnu přinese větší efekt? Je to zčásti sčítání hrušek z jablky, zčásti odhadování budoucnosti.

Uvedený hypotetický postup má ještě jednu vážnou vadu: nezohledňuje činnosti, které neděláme vůbec, i když by naše počínání mohly zatraceně posunout kupředu. Když třeba skoro vůbec nedělám linkbuilding (výměna odkazů s podobnými weby) , znamená to, že ztrácím příležitost přivést sem čtenáře. Pro čtenáře píšu, bez nich by moje činnosti ztrácela smysl.

Takže ten skvělý postup, který jsem si právě vymyslela a který vypadá na papíře tak dobře, mi asi moc nepomůže.

Druhý způsob, jak se soustředit na to nejdůležitější, postupuje z druhého konce: hledat ty málo účinné a nefektivní práce, ty které zabírají hodně času, ale přitom k žádoucím výsledkům přispívají jen málo. Takových činností je potřeba se zbavit. Buď je úplně zrušit nebo je předat někomu, kdo je udělá snáz a levněji. Tohle hodně dělají firmy a říkají tomu outsourcing. Můžou se takhle zbavit starostí s účetnictvím, úklidem svých prostor, ostrahou a podobně.