Adresa
Do kolonky adresa se zapisuje emailová adresa toho, komu píšete. Obvykle se nepíše ručně, ale vybírá se z adresáře, protože je to jednodušší a vyhnete se tak chybám. Když se vám nějaký email vrátí jako nedoručený, v první řadě se podívejte, jestli máte dobře napsanou adresu. I vynechaná tečka je v tomto případě chybou. Naopak co vůbec nerozhoduje, to je velikost písmen. Jestli mi nevěříte, tak si to ověřte: zkuste poslat několik emailů na stejnou adresu napsanou jednou velkými, jindy malými písmeny nebo jejich kombinací.
Kopie a slepá kopie
Kopie slouží k tomu, abyste o obsahu emailu informovali i další lidi, nejen adresáta. Obvyklé je dát do kolonky adresát toho, komu je email přímo určen, do kolonky kopie další lidi, kteří o věci mají vědět jen pro informaci bez toho, že by z emailu pro ně plynul nějaký úkol. Když dáte do kopie více lidí, všichni uvidí, komu všemu jste email poslali.
Slepá kopie, ta se hodí v případě, kdy NECHCETE, aby o sobě ti lidé věděli. Třeba když posíláte informace svým zákazníkům, určitě chcete udržet jejich adresy utajené, aby jich nezneužil někdo jiný, třeba dokonce vaše konkurence.
Jak funguje slepá kopie si taky můžete ověřit, když si takto zkusíte posílat emaily s kamarádem.
Předmět
Předmět je něco jako nadpis emailu. Vynechat ho je dost bezohledné, protože když se pak díváte na seznam emailů ve schránce, nevíte, co je v emailu a musíte ho rozklikávat. Předmět by měl být co nejvýstižnější. Například:
Pozvání na vernisáž 10. ledna v 18 hodin
Nemůžu přijít do kina, jsem nemocný
Zápis z porady 14. Prosince
Žádost o to a to
Takový předmět je jasný a někdy dokonce stačí sám o sobě, bez toho, abychom psali něco dalšího do těla emailu. V takovém případě můžete napsat na konec EOM, což znamená end of message (konec zprávy) a adresátovi tím sdělujete, že nemusí email otvírat, že víc už tam toho není. Pokud tedy tuto zkratku zná, úplně běžné to není.
Tělo emailu
Hlavně stručně. Málokdo má chuť a čas pročítat se dlouhými zprávami nehledě na to, že na monitoru se čte hůř než na papíře. Nesmí to ovšem být na úkor srozumitelnosti.
Většinou by mělo stačit pět nebo méně vět. Když je jich víc, je možné, že email se týká více záležitostí a pak bývá lepší je rozdělit do více emailů.
Přílohy
Přílohy posílejte jen tehdy, když je to nutné. Zahlcují schránku a spousta lidí je neotvírá, když nemusí. Příloha by měla mít rozumnou velikost. Asi se vám podaří poslat přílohu až do velikosti 10MB, ale pokud ji nějak můžete zmenšit, udělejte to.
Opravdu velké soubory – desítky nebo stovky MB – se posílají přes nějakou externí službu. Moje oblíbená je www.uschovna.cz. Odeslaný soubor si ovšem adresát musí vyzvednout do dvou týdnů, pak z úschovny mizí.
Pokud jde o fotky, ty je lepší dát do nějaké internetové galerie a rozesílat pak jen adresu. Jednou takovou galerií je rajče http://www.rajce.idnes.cz/, kde je možné nastavit přístup pod heslem, takže vaše obrázky uvidí jen ten, komu to heslo dáte.
Žádné komentáře:
Okomentovat