Kancelářské krysy, to jsou ti, kdo pracují spíš hlavou než rukama a obvykle používají k práci počítač. Jejich práce se skládá z řady různých činností, může být pestřejší, ale taky náročnější, než manuální práce. Má jednu nevýhodu: z velké části se odehrává v hlavě dělá, kam nevidíme, takže je těžké okoukat, jak to dělají ti úspěšnější.
Možná vám přijde vhod pár postřehů o té tajemné duševní práci.
1. Rozmyslet si, co a jak budu dělat.
Tento bod se skládá ze dvou částí: CO a JAK.
V práci nám obvykle úkoly zadává šéf nebo zákazník. Druhá možnost je, že si úkoly volíme sami. To druhé je o něco příjemnější, znamená to větší svobodu, ale taky určité riziko, že se nám něco nepovede.
Když je úkolů hodně, píšeme si seznam a z něj pak vybíráme, do čeho se pustíme. Takový seznam je užitečná věc, má ale i svá negativa. Je nekonečný. Většinou spíš připisujeme další úkoly než abychom škrtali ty hotové. Z užitečné pomůcky se pak stane nepříjemná připomínka toho, co jsme ještě nezvládli, nestihli, odložili. Další problém jako v tom, že si tam píšeme úkoly dost nejasně, dřív, než si rozmyslíme, co ten úkol vlastně vyžaduje. Pak se nám tam objeví věci, které zaberou řadu hodin, skládají se ze spousta menších úkolů, a nám chybí ten první krok. Řeknu si například, že bych se mohla naučit zacházet s firemní kamerou, abych mohla zastoupit kolegu. Čím začít? Tím, že si ji půjčím a budu zkoušet? Nebo někoho požádám, aby mě to naučil? Nebo se nejdřív seznámím s programem na zpracování videa? Kdy to udělám? Mám na to čas? A je to vůbec v souladu s mými dlouhodobými cíli? Spousta otázek, které je dobré si zodpovědět dřív, než si to napíšeme jako úkol k vykonání a odškrtnutí. Proto spousta položek na našich seznamech a v našich úkolníčcích zůstává neudělaných – nejsou dostatečně vyjasněné.
Další fakt je ten, že úkoly nejsou stejně důležité. Říká se, že zhruba pětina našich pracovních úkolů přinese 80% výsledků. Neměli bychom se tedy soustředit právě na tu klíčovou pětinu? Jenže to vyžaduje přemýšlet a umět poznat, které z našich úkolů jsou ty nejdůležitější. Které přinesou nejvýraznější výsledky.
Druhou stránkou věci je JAK úkol vykonat. Málokdy je jen jeden způsob. Osvědčeným způsobem je představit si, jak by vypadal úspěšně splněný úkol. Když nemáme jasnou představu, jak by měl dokončený úkol vypadat, bývá to tím, že není jasně definován, buď už od toho, kdo nám ho zadal, nebo my sami nemáme jasno. Pak je potřeba se zastavit a ujasnit si jak cíl, tak i zhruba kroky k jeho splnění. Když to neuděláme, snadno se nám stane, že úkol splníme jen zčásti, nebo naopak strávíme spoustu času na něčem, co zdaleka tolik péče nevyžadovalo, nebo dokonce uděláme něco jiného, než bylo potřeba.
2. Začít hned.
Jak začínáte ráno svůj pracovní den? Pustíte se hned do práce, nebo si nejdřív dáte kávu, pokecáte s kolegy a teprve pak se začnete rozhodovat, co čeho se pustíte? Začátek dne ovlivňuje i jeho zbytek, to jsem si ověřila sama na sobě. Osvědčilo se mi připravit si práci na ráno už den předem, nejlépe připravit složky nebo papíry s poznámkami na stůl. Ráno se pak nemusím nijak rozhodovat, přemýšlet nad ničím, prostě se do toho pustím. Když takhle začnu den, mám tendenci pokračovat ve stejném duchu.
Dost času strávíme tím, že odkládáme začátek práce. Často to bývá proto, že je v tom nějaké rozhodnutí, které jsme ještě neudělali. Není nám třeba jasné, jak ten daný úkol splnit. Nebo máme pocit, že na to ještě nejsme připraveni, že ještě musíme udělat něco jiného. Nebo se nám do úkolu nechce, vyvolává v nás nepříjemné pocity. Třeba telefon někomu, kdo na nás skoro stoprocentně bude protivný. Nebo práce, u které se cítíme hloupě. Nebo máme obavu, že na to nemáme. Nepříjemné pocity nás vedou k tomu, že práci odkládáme, hledáme si záminky, proč to udělat později nebo si prostě jen najdeme jinou práci, takže sice pracujeme, ale ne na tom podstatném a důležitém.
3. Pracovat rychle.
Hledat nejrychlejší a nejkratší způsob ke splnění úkolu. Někdy mám sklon si věci komplikovat, vidět úkoly jako složitější než skutečně jsou. Což je zřejmě problém i dalších lidí, hlavně těch, kteří jsou pracovití a poctiví a bojí se věci odfláknout. Odfláknout, to je druhý extrém, to samozřejmě neobhajuju. Ale když jste perfekcionista, tak se vám spíš stane, že strávíte na úkolu mnohem víc času, než je potřeba a to samozřejmě vašeho šéfa nepotěší, protože vám ten čas musí zaplatit.
Je dobré si předem rozmyslet, jak moc důkladně je třeba věc provést. Když je to řekněme článek do novin, tak je v pořádku věnovat mu pozornost. Když je to email kolegovi, tak nemá smysl pilovat každou větu do dokonalosti, protože případné nejasnosti se dají snadno vysvětlit a domluvit.
4. Dotáhnout věci do konce.
Nedokončování věcí je dost blbý zlozvyk, protože věnujete své práci hodně času, rozhodně se neflákáte, ale šéf spokojen není, protože nemá výsledky. A vy máte pocit marnosti, protože přece usilovně pracujete. Jenže se zastavíte kousíček před koncem. Bývá za tím obava z toho, jestli je to dost dobré, jestli to už můžu předat někomu dalšímu. Dokončit práci a předat její výsledek totiž mimo jiné znamená, že se vystavuju její kritice a to pocit značně nepříjemný. Proto si člověk nechá úkol ještě u sebe, aby ho znovu zkontroloval nebo ještě dokončil a výsledek: spousta dřiny s minimem výsledků.
5. Zhodnotit, jak se mi vedlo
Když skončíte nějakou práci nebo úkol, je užitečné se na chvíli zastavit a zamyslet se nad tím, jak se mi vedlo. Co se povedlo, co se nepovedlo, jestli mi z toho plyne nějaké poučení do budoucna. A hlavně si užít příjemného pocitu z vykonané práce.
Takhle fáze se často podceňuje, což je škoda. Ženeme se za novými úkoly a zapomínáme projevit sami sobě uznání za to, čeho už jsme dosáhli. Soustředíme se na to, co ještě není hotové, což v nás budí stres. Kvůli rovnováze bychom si občas měli všimnout i toho, co jsme zvládli, co se nám povedlo, co v nás budí dobré pocity.
Žádné komentáře:
Okomentovat