Jak zakončit pracovní týden tak, abychom šli domů s pocitem, že jsme udělali maximum a připravit se tak trochu už na pondělní ráno?
Jsou lidé, kteří koncem týdne dělají týdenní zhodnocení. Projdou si svoje zápisky, úkoly, nakouknou do kalendáře, zkontrolují emaily. Má to velmi dobrý psychologický efekt, protože tím ten týden zakončí a odchází domů s klidem a méně vystresovaní.
Dokonce existují lidé natolik organizovaní, že si na každý týden stanoví určité úkoly a skutečně jich dosáhnou. Takové dokonalosti se mi bohužel dosáhnout nepodařilo. Obvykle si toho naplánuju tolik, že se to skutečně stihnout nedá.
Ale to týdenní zhodnocení, to je dobrý nápad. Měl by to mít nějakou strukturu a systém. Nestačí jen sednout si a říct si, co se povedlo a co ne. Jednak to snadno může skouznout do sebemrskačského vypočítávání toho, kde jsem pozadu a co bylo špatně. A druhý důvod je ten, že výsledkem by měl být nějaký přehled nebo strategie na další týden.
Prvním krokem by mohl být kalendář. Spousta lidí používá kalendář jako centrum, kam si píše schůzky, úkoly, termíny. Takže podívat se, co bylo v tom týdnu a co bude v tom následujícím. Psychologicky příjemné je tak trochu si poklepat na rameno a říct si: tohle je dobré, to se mi povedlo, z tohoto mám dobrý pocit. Dobrý pocit z vlastní práce má velký vliv na pocit osobního štěstí a vy se přece o víkendu chcete cítit dobře, nemám pravdu?
Spousta úkolů je takových, že nejsou vázané na konkrétní termín a proto se do kalendáře nehodí. Přesto bychom je měli mít někde napsané a nespoléhat na paměť. Můj osobní systém jsou papíry vložené do kalendáře, takže je nemusím nikde hledat. Existují různé počítačové aplikace pro vedení seznamu úkolů, ale ty se mi moc neosvědčily. Psaní na papír je rychlejší, jednodušší, dá se psát i v kavárně, na poradě, při čekání u lékaře, připisovat další poznámky apod. Připadá mi, že to i lépe podporuje přemýšlení. Kromě toho jsem zvyklá používat myšlenkové mapy a ty se dělají na papíře nesrovnatelné lépe, než v počítači.
Takže druhým krokem pro mě je projít si ty úkoly na papíře. Pokud znáte metodu GTD, tak víte, že se tam klade důraz na další nejbližší krok. Je to jasný úkol, třeba jen malý, ale takový, který vás posune směrem k nějakému cíli.
Spousta úkolů totiž nejsou jen jednoduché prosté úkony, jsou to spíš komplexy úkolů. Například úkol zorganizovat konferenci. To je přece pořádný balík úkolů, které musíte dělat jeden po druhém. Takže si vyhradím jeden celý papír jen pro zorganizování konference a připisuju si k tomu jednotlivé drobnější úkoly. I když jsou to samozřejmosti a maličkosti, je snadné na ně zapomenout.
Třetím krokem týdenního zhodnocení může být stanovení cílů a úkolů na další týden. Buďte pesimističtí a nedávejte si úkoly na více než polovinu pracovní doby. Pravděpodobně se vyskytne spousta neplánovaných věcí, které vás od předem připravené práce odvedou.
Možná by bylo dobré zahrnout do svých plánů na příští týden i něco z méně naléhavých, ale o to důležitějších věcí. Jako je třeba nějaký užitečný pracovní návyk. Pro mě to bylo každodenní procházení naplánovaných úkolů. Díky tomu jsem si v nich udržovala přehled a nezapomínala jsem na věci. Nebo příprava práce na ráno vždycky před tím,než jsem odešla domů. Pomohlo mi to ráno se rychleji pustit do práce a než jsem vypila svůj první šálek čaje, už jsem měla kus práce hotový, zatímco ostatní se teprve rozmýšleli, čím začnou.
Na konec týdeního zhodnocení bych dala něco za odměnu. První, co mě napadlo, je kousek čokolády, ale může to být cokoliv, co vám dělá radost. Třeba jen prosté uvědomění si toho, že máte hotovo, že jste udělali vše, co bylo ve vašich silách a že můžete věnovat víkend zaslouženému odpočinku.
