Prokrastinace

Prokrastinace, krkolomné slovo, které znamená odkládání činností na později. Zná ho spousta studentů i pracujících, hlavně těch, kteří mají jistou svobodu  rozhodnout se, kdy a jak svoji práci udělají.

I když vás práce baví, stejně se najdou činnosti, do kterých se vám nechce a které máme tendenci tak trochu odsunout. Někdy až na poslední chvíli, kdy pak ve stresu doháníme, co jsme měli udělat mnohem dřív. Nespokojenost šéfa, kolegů i sebe sama s takovou situací je dost pochopitelná. Přesto se obvykle příště situace opakuje.

Chorobné odkládání se týká hlavně činností, které v nás budí nepříjemné pocity, např. úzkost.

Vůle tady moc nepomáhá, protože s použitím vůle úzkost nemizí. Lepší metodou by mohlo zaměřit se přímo na ty nepříjemné pocity a snažit se je eliminovat.

Jak lze snížit úzkost, strach, trému a podobné pocity?

Často můžete slyšet radu, že se máte prostě svému strachu postavit a čelit mu. To je samozřejmě nejúčinnější způsob. Ale někdy se to prostě nedaří. Nemá smysl si to vyčítat, někdy se prostě člověku nepovede strach překonat nebo ten pokus skončí nějakým fiaskem nebo trapasem. A to samozřejmě nepříjmené pocity spíš zesílí než odbourá.   

Hluboké dýchání. Při strachu se dech stává mělkým, takže vydýchat se je dobrý způsob, jak tělu pomoci trochu se uvolnit.

Pohyb. Stísněnost a pocity sevřenosti se dají eliminovat i pohybem. I obyčejná chůze nebo pár dřepů může pomoci. Když jsou nepříjemné pocity časté, je dobré zavést nějakou formu pohybu do svého života – procházky v přírodě, cvičení s hudbou, jóga, prakticky jakýkoliv pohyb má tu moc uvolnit napětí v lidském těle. O sexu to platí samozřejmě také.

Hudba. Poslech hudby i její aktivní praktikování. Úžasný je vlastní zpěv. Zpívat se dá jen ve stavu uvolněnosti a zpěv sám k té uvolněnosti přispívá. Zvlášť když máte problémy s hlasem a potřebujete se jasně a nahlas vyjádřit, pravidelné zpívání může pomoci. A vůbec při tom nezáleží na umělecké hodnotě zpěvu. Záleží na pocitech, jakými je provázen.

Příroda. Ne nadarmo lidé vyhledávají o dovolené a o víkendech přírodu. Uklidňuje nás a napomáhá tomu, abychom se cítili dobře. Proto si přece dáváme i květiny do bytů a kanceláří a fotografie přírodních scenérií na zeď nebo na plochu monitoru.

Popovídat si s někým. Mnohokrát se mi stalo, že věc, nad kterou jsem hloubala a nevěděla si s ní rady, druhý člověk viděl jako jednoduchou a snadno našel vhodné řešení. Každý něco víme, něco známe a každý z nás je v něčem dobrý. A v něčem jiném jsme nemožní. Když se dají průměrní lidé dohromady, dokážou toho více, než izolovaní géniové.

Při silných, těžko zvládnutelných úzkostných pocitech je možné se obrátit na lékaře a požádat o nějaké léky. Spíš by tady asi pomohl psychiatr. Některé tyto léky začnou fungovat až po několika dnech nebo týdnech, ale jejich účinek je opravdu znát. Zvlášť když se jedná o vleklý stav, který člověku velmi znepříjemňuje život, je lepší překousnout hrdost a navštívit lékaře, než se snažit všechno zvládat sám a zbytečně se trápit.

Pomoci můžou i bylinky, osvědčená je třeba třezalka. Dá se koupit v lékárně už naporcovaná a čaj se z ní dělá velmi jednoduše: sáček se v hrnečku zalije vroucí, může se přikrýt pokličkou a nechá se deset až patnáct minut stát. Stačí vypít dva hrnečky denně, po deseti až čtrnácti dnech by se člověku mělo ulevit. Když jsme ji vyzkoušela, bylo to fajn, po několika dnech jsem se cítila jakoby lehčí, jakoby ze mě někdo sejmul část starostí. Třezalka by se neměla pít v těhotenství a také v létě, když se opalujeme, protože způsobuje větší citlivost na slunce.

Špatným pomocníkem je ale alkohol. I když může krátkodobě uvolnit napětí, z dlouhodobého hlediska problémy spíš zhoršuje. Navíc pro řidiče nebo pro obtížné situace v práci je to nepřijatelné.  

Odkazy:

http://cs.wikipedia.org/wiki/Prokrastinace

http://poradna.adiktologie.cz/article/clanky-o-tematu-2/co-je-to-prokrastinace/

http://poradna.adiktologie.cz/article/clanky-o-tematu-2/jak-s-prokrastinaci-bojovat/

http://zpravy.ihned.cz/cesko/c1-49244910-az-tretina-studentu-trpi-chorobnym-odkladanim-povinnosti

http://xman.idnes.cz/nejste-lini-trpite-prokrastinaci-poradime-vam-jak-na-ni-pio-/xman-styl.aspx?c=A101101_211730_xman-styl_fro

Velké nebo malé změny

Změna je život a změny v životě jsou různé. Malé, které skoro ani nezaznamenáme (třeba když rosteme nebo stárneme), velké až převratné (když se nám narodí dítě nebo se přestěhujeme).

Některé změny se nám nelíbí, jiné vítáme a některé se dokonce snažíme sami vyvolat.

A samozřejmě chceme, aby ty pozitivní změny byly co největší. Nad malými pokroky mávneme rukou a podceňujeme je. Neprávem.

Velké životní změny mají některé nevýhody.

Třeba tu, že je těžké je iniciovat zevnitř. Když se rozhodnu, že se po letech povalování a tloustnutí na kanapi pustím do intenzivního sportovního tréninku, nejspíš to nezvládnu. Bez ohledu na to, jak moc toužím po zdravém štíhlém těle. Vyžaduje to prostě víc energie, než v sobě mám.

Další problém bývá v tom, že každá velká změna v sobě nese i další vedlejší účinky. Třeba výše zmíněné intenzivní sportování může narazit na nesouhlas až ironický pohled našich blízkých, kteří to budou považovat za komické nebo nezdravé. Nebo se objeví zdravotní problémy.

A ještě jeden problém: tíhneme k navyklému chování a má to svůj dobrý důvod – je to chování, které už se nějakým způsobem osvědčilo. Změny vyvolávají obavy a kromě lenosti, návyků, překážek z okolí se musíme vyrovnat i s vlastními obavami ze selhání nebo z toho, že změna nepřinese tolik dobrého, kolik očekáváme.

Malá změna je jednodušší. Cvičit pět minut denně, to není těžké zvládnout. Taky to pro naše tělo není žádný přínos. Za pět minut denně si opravdu kondici moc nevylepšíte. Těch pět minut (I míň) ale může posloužit k tomu, abych si vytvořili návyk. Řekněme pět minut denně večer u televize. Nic náročného, nic úžasného. Potřebuju k tomu kousek pevné vůle, ale opravdu jen kousek. Když to budu dělat dva tři týdny, můžu klidně přidat dalších pět minut. Pak dalších pět. Po několika měsících se dostanu na půlhodinu cvičení a to už se na těle i kondici projeví. Přitom šlo vždycky jen o nenáročných pět minut.

Nepodceňujte malé změny. Mohou vést k velkým věcem.

Timemanagement, lifemanagement

Timemanagement by doslovně přeloženo znamenalo řízení času. Samozřejmě, že čas řídit nemůžeme, ten plyne svým tempem bez ohledu na naše přání. Co však pod kontrolou mít můžeme, to je naše činnost v čase a tedy to, jak svůj čas dokážeme využít.

Time management jsou metody a postupy k lepšímu využití času tak abychom byli produktivnější a dosahovali toho víc v kratším čase.

Většina lidí si stěžuje na nedostatek času, jsou mezi nimi velmi aktivní a produktivní lidé, ale i tací, které bychom spíš mohli označit za líné a pomalé.

Dělí se na generace podle toho, jak se metody řízení času zdokonalovaly.

Time management 1. generace – seznamy úkolů.

Time management 2. generace – k úkolům přibyla data dokončení, tzn. kalendáře a diáře.

Time management 3. generace – objevují se priority, které pomáhají rozhodovat v situacích, kdy se úkolů nahromadí hodně.

Time management 4. generace – objevuje se tu otázka filozofie, vlastních cílů, hodnot a životních rolí. Nestačí jen hodně toho udělat, musí to také být správné činnosti, které nás posunou k našim vlastním cílům. Hodnoty pomáhají rozhodovat, když se dvě nebo víc záležitostí dostane do konfliktu.

Tickler files, 43 složek

Říká se tomu také termínový pořadač, na internetu se dají najít ilustrační obrázky, jak takový systém může vypadat.

Princip je v tom, že máme 43 složek, 12 pro každý měsíc, 31 pro dny v měsíci. Do složek se ukládají připomínky toho, co je ten den nebo měsíc  potřeba udělat. Můžou to být účty, vstupenky, lístečky s poznámkami, články z časopisů. Věci pro nejbližší měsíc ukládám do složek s čísly 1-31, věci vzdálenější do složek měsíčních.

A jak to funguje?

Představme si, že je 1. ledna. Složky jsou seřazené tak, že navrchu jsou složky denní od 1. Do 31. Za nimi složky měsíční od ledna do prosince.

Otevřu složku 1., podívám se, co tam na mě čeká. Složku vyprázdním a přesunu za složku únor.

A co s novými věcmi, které se ten den objeví? Vstupenku na koncert na 15. ledna, vložím do složky 15. Poznámky ke schůzce, která se bude konat 10. února vložím do složky únor.

A co druhého ledna? Otevřu složku 2, vyndám a zpracuju, co v ní je, a přesunu ji za složku 1.

Takhle to udělám každý den. Na konci měsíce budou všechny složky 1-31 za složkou únor. Vezmu složku únor, podívám se, co je v ní a případně to přesunu do jednotlivých dat měsíce února.

Pak zase každý den vyprázdním příslušnou složku a přesunu za měsíc březen.  

Nevýhody? Podobný systém zabere víc místa, než obyčejný zápisník. Také je nutné se mu každý den věnovat, aby fungoval. Kromě toho se taky může zvrhnout ke každodenní přesunování úkolů z jedné složky do druhé bez toho, že bychom něco závažného udělali. A možná nejdůležitější moje výhrada je ta, že naprosto nepracuje s našimi hodnotami a životními cíli.  Můžeme pilně každý den dělat to, co v těch složkách máme, ale když to budou jen požadaky zvenčí (co chce manželka, šéf, učitel, rodina…), přesto se ani o píď nepohneme ke svým vlastním cílům. Budeme pracovití, systematičtí, organizovaní, spolehliví… a nespokojení.

Soustředění, koncentrace

Snad každý ví, že víc se toho zvládne tehdy, když se na činnost dobře soustředíme. Zároveň ale k tomu nemíváme optimální podmínky a koncentrace na danou věc se nám nevede.

Co nám brání v soustředění?

Hluk a ruch kolem nás. Hudba vadit nemusí, spousta lidí ji potřebuje a vyžaduje, naopak obvyklý rodinný nebo pracovní ruch vadí hodně, protože jsme na něm nějakým způsobem zainteresováni a zajímá nás, co se děje.

Fyzické potřeby. Hlad, žízeň, chlad, nepohodlí.

Špatné návyky. Všechno se dá natrénovat, i schopnost soustředění. Kdo se po letech práce pustí do studia, musí počítat s tím, že mu zpočátku sousředění půjde hůř, než tomu, kdo už studuje několik let.

Stres. Přesněji řečeno přílišný stres. Úzkost, strach, obavy, tréma, to dokáže hodně zablokovat mozek a ten se pak zabývá spíš pesimistickými scénáři než tím, na co je žádoucí se soustředit.

Nežádoucím stresem je i chybějící sebedůvěra. Když si nevěřím, co bych se snažil, stejně to dopadne špatně, že?

Nezájem o předmět soustředění, lhostejnost nebo dokonce odpor. 

--------

Napadá vás ještě něco, na co jsem zapomněla?

Sny, plány, někdy, možná

Každý den máme spoustu projektů a úkolů, ale pak jsou tu věci, které bychom sice udělali rádi, ale nijak zvlášť to nehoří, možná na ně nikdy ani nedojde, jsou to jen takové nápady do budoucna. Pro takové účely se hodí mít složku, kterou GTD označuje jako Someday/maybe, česky to znamená někdy/možná, dá se to přeložit i jako sny a plány.

Výhoda je v tom, že zapsáním takové položky si uvolníte hlavu, ale zároveň se vám běžný každodenní systém nezahlcuje věcmi, které aktuální nejsou a ještě nějakou dobu nebudou.

Tuto složku bychom měli občas projít a zjistit, jestli už neuzrál čas k tomu, vytáhnout některý z těch nápadů na světlo.

A co v takové složce někdy/možná může být?

Nápad na nový web, na který teď zrovna není čas a kapacity.

Adresa nové restaurace, do které bychom se rádi podívali.

Knížka, kterou si chci přečíst – koupit nebo půjčit z knihovny.

Nápad na dárek, který budu potřebovat třeba až za půl roku na vánoce.

Termín koncertu, konfererence, kurzu, veletrhu, který se bude konat až za několik měsíců.

Rychločtení a racionální čtení

Rychločtení  znamená číst rychleji. A také s větším porozuměním čtenému textu. Jaký by také mělo smysl číst rychleji, kdyby z toho člověk nic nevěděl?

Racionální čtení je širší pojem, neznamená to jen číst rychleji, ale celkově je to efektivní práce s textem, což může znamenat i rozhodnutí něco nečíst vůbec (když to za to nestojí) nebo číst pomalu, když jde o studijní materiál.

V současnosti u nás tyto dovednosti učí David Gruber. Existují na to i knížky, ale kdo z nás je dobrý jako samouk, že?

Podobné snahy o rychlejší čtení nejsou nic nového a existují i jinde ve světě.

Nejjednodušší je zaměřit se na mechanické záležitosti, jako je činnost očí. Do jisté míry to funguje.

Složitější je přinutit mozek k efektivnější práci s textem. K tomu, aby se lépe soustředil, více chápal, snáz rozuměl.

Uvádí se, že rychlost čtení se po několika desítkách hodin školení dá zvýšit na dvoj až trojnásobek se současným zvýšením pochopení textu.

Svou vlastní úroveň a rychlost si můžete změřit na stránkách gruber.cz.

Prokrastinace

Prokrastinace znamená odkládání úkolů na později.

Příčiny odkládání mohou být různé:

Perfekcionismus – stále se necítím dost dobře připraven na nějakou činnost.

Strach, úzkost nebo jiné nepříjemné emoce vyvolané úkolem.

Nevím, jak na to, tak to raději odsunu.

A jak se zbavit prokrastinace? Zkuste některý z těchto způsobů:

Uvědomit si, co mi brání, co mě brzdí, jaké nepříjemné pocity ve mě odkládaná činnosti vyvolává. Uvědomit si je a pokud to jde, nahradit je aspoň částečně pocity příjemnějšími.

Vytvořit si jednoduché návyky. Někdy může stačit dělat neoblíbenou činnost deset minut denně a věci se pohnou dopředu.

Rozdělit velký a náročný úkol na kousky. Místo obav např. z maturity přemýšlet nad tím, jaký jednoduchý úkol bych mohl/a právě teď udělat. Sehnat seznam maturitních otázek? Naučit se otázku číslo 1? Domluvit se s kamarádem, aby mi vysvětlil ten a ten problém? Sehnat si tu a tu knihu? Poradit se s učitelem ohledně toho, čemu jsem nerozuměl/a? Udělat si rozvrh toho, co musím zvládnout a za jak dlouho?

I ten největší a nejambicióznější plán se skládá z jednotlivých kroků. Je to jako na schodišti. I to nejdelší schodiště začíná prvním krokem, pak pokračuje druhým atd. Když chci vystoupat až nahoru, nemůžu žádný vynechat.

Povinnost versus nadšení

Od mala nás učí, že máme povinnosti a že je musíme dělat, že to bez nich nejde a že je žádoucí odložit zábavu až po “práci”. Naučíme se dělit činnosti na povinnosti a zábavu. S tím, že povinnosti mají přednost. Často je to práce, za kterou nás platí a tudíž mají právo od nás chtít nějaký výkon. Zábava, hra,  potěšení, to prý máme dělat až pak, až když udělám to, co musíme. Za zábavu taky nebýváme placeni, naopak, často ještě sami platíme za svoje vášně a koníčky.

Naprosto logické a přirozené nám připadá, když někdo chodí do práce s nechutí, dělá ji jen tak, aby si vydělal a ve volném čase se jí vyhýbá. Stejný člověk může s nadšením a potěšením věnovat spoustu času svému koníčku a vychutnávat si čas, který mu věnuje.

Dokážete si představit, jak skvělé by bylo, kdyby člověk měl pro své zaměstnání stejně tolik vášně, jako pro svoje záliby? Nebo dokonce kdyby se člověk živil tím, co ho nejvíc baví. Nebo bavil tím, za co dostává zaplaceno. Je to tak neobvyklé, že nám to až připadá divné. Dostávat zaplaceno za něco, co děláme rádi? No jasně, protože v tom odvádíme rozhodně lepší výkon, než v tom, co je jen a jen otravná povinnost.

Dovedete si představit, že by třeba Karel Gott zpíval nerad a s nechutí? Myslíte, že by dosáhl takových úspěchů?

A co v obchodech? U příjemné prodavačky je radost nakoupit. Zato protivná ženská, to je spolehlivý recept na to, jak ztratit zákazníky. Znám několik obchodů a jednu hospodu, kam lidé nechtějí chodit, protože je tam protivná obsluha.  

Páteční debordelizace

Patřím k lidem, kteří věci schovávají “pro každý případ”. Nevýhodou podobného přístupu je, že se byt i počítač zaplňují věcmi, o kterých si myslím, že by se mohli hodit. Ve skutečnosti jich většinu už nikdy nepoužiju, spíš přispívají k chaosu, nepořádku a nesoustředěnosti.

Před několika lety už jsem se na sebe tak naštvala, že jsem se rozhodla s tím něco udělat a dala jsem si předsevzetí: KAŽDÝ PÁTEK NĚCO VYHODIT. Zvolila jsem pátek, protože to je den, kdy končí pracovní  týden, snažím se dokončit maximum úkolů, abych měla v pondělí čistý stůl. Připadalo mi logické navázat na to vyhazováním zbytečností.

Podle nálady a situace jsem vždycky prolezla některou zásuvku, šanon, poličku ve skříni a hledala něco, co zbytečně zabírá místo. Zpočátku to bylo jednoduché, nacházela jsem spoustu kravin, které jsem bez lítosti hodila do koše. Postupně jsem cítila, jak se moje prostředí uvolňuje, zároveň jsme se cítila méně stresovaná. Skvělý pocit.

A nejenže se takto zbavuji zbytečností, vede mě toiI k rozmyslu při nakupování. Když vím, že je mým cílem mít kolem sebe jen potřebné a/nebo milované věci, snáz odolám koupi nějakého nesmyslu. 

Stejné je to v počítači. I tam se mi časem hromadí složky a soubory, které už nejspíš nikdy nebudu potřebovat. Nejsou tak  vidět, nemusí se schovávat před návštěvou, ale chaos je to taky. Emaily, tam je to snad nejhorší. Přicházejí stále nové a nové. V těch starých zůstávají úkoly nebo důležité informace, ale jsou těžko k nalezení. I emailová schránka si zaslouží občas vymést smetí.

Paretovo pravidlo

Paretovo pravidlo říká, že 20% úsilí nám zajistí 80% výsledků. Jsou různé varianty tohoto pravidla, např. 20% zákazníků přinese 80% tržeb, 20% svého oblečení nosíme po 80% času, 20% lidí způsobí 80% problémů.

Znamená to tedy, že ne všechny činnosti jsou stejně důležité, některé jsou klíčové, jiné se dají předat nebo dokonce úplně vynechat. Problém je jen v tom určit, které činnosti jsou ty klíčové, na které je potřeba se soustředit.

U výše zmíněných tržeb a zákazníků je to celkem jednoduché, máme čísla a dokážeme si to spočítat.

Ve své práci hledáme ty klíčové činnosti obtížněji. Ale jak by to bylo úžasné je objevit. Kdybychom 20 procent svého času věnovali jen tomu nejdůležitějšímu. Pak bychom dalších dvacet procent času dělali znova to nejdůležitější. Získali bychom za 40% času 160% výsledků. Teorie je skvělá, ale co praxe?

Napadá mě takový hypotetický postup, jak zjistit právě těch svých nejdůležitějších 20 procent.: Potřebujeme sepsat, co vlastně děláme, kolik to zabírá času a jak efektivní a dlouhodobě přínosná ta činnost je. Nic jednoduchého. Psát si, co dělám a hlídat hodiny, to zní jednoduše, ale je těžké na to myslet celý den. Druhá těžká věc je posoudit, co je dlouhodobě výnosnější. Když posuzuju věci jako napsat článek na web, učit se anglická slovíčka nebo tvořit grafiku pro nový web, jak poznám, co mi v budoucnu přinese větší efekt? Je to zčásti sčítání hrušek z jablky, zčásti odhadování budoucnosti.

Uvedený hypotetický postup má ještě jednu vážnou vadu: nezohledňuje činnosti, které neděláme vůbec, i když by naše počínání mohly zatraceně posunout kupředu. Když třeba skoro vůbec nedělám linkbuilding (výměna odkazů s podobnými weby) , znamená to, že ztrácím příležitost přivést sem čtenáře. Pro čtenáře píšu, bez nich by moje činnosti ztrácela smysl.

Takže ten skvělý postup, který jsem si právě vymyslela a který vypadá na papíře tak dobře, mi asi moc nepomůže.

Druhý způsob, jak se soustředit na to nejdůležitější, postupuje z druhého konce: hledat ty málo účinné a nefektivní práce, ty které zabírají hodně času, ale přitom k žádoucím výsledkům přispívají jen málo. Takových činností je potřeba se zbavit. Buď je úplně zrušit nebo je předat někomu, kdo je udělá snáz a levněji. Tohle hodně dělají firmy a říkají tomu outsourcing. Můžou se takhle zbavit starostí s účetnictvím, úklidem svých prostor, ostrahou a podobně.

Papír nebo elektronika

Snad každý počítačově gramotný člověk, který hledá způsob, jak zorganizovat sám sebe, váhá a přemýšlí, zda využít papírového nebo elektronického řešení.

Papír, to je hlavně kalendář, k tomu papírky na poznámky a seznamy úkolů. Existují i promyšlená řešení, kdy si ke kalendáři můžete dokoupit různé druhy formulářů – pro životní role, seznamy projektů, seznamy úkolů a další. Když k tomu připočtete i luxusní vzhled v kožených deskách, může se podobný systém vyšplhat na cenu několik tisíc korun. Bez záruky, že vám to bude skutečně fungovat.

Když zvolíme nějaké opravdu jednoduché řešení, např. kalendář, do něj vložené papíry, bude to jednoduché a levné. Snadno se to přenáší, zápis je rychlý, všechno je přehledné. Pokud to někomu vyhovuje, je to fajn a rohodně bych nedoporučila hledat něco složitějšího.

Elektronická řešení jsou moderní a je jich spousta. Programy na počítači nebo na internetu – placené i zadarmo, aplikace pro chytrý telefon, výběr je veliký. Výhodami elektronického systému je snazší orientace I ve velkém počtu položek, dají se snadno přesouvat, delegovat, hodí se pro týmové projekty. Nevýhody? Závislost na technickém zařízení – počítač s sebou přece jen nemáme pořád. Nutnost synchronizace, když používáme víc podobných zařízení (např. dva různé počítače, jeden doma, jeden v práci). Pro milovníky podobných elektronických udělátek je tu taky nebezpečí, že objevování možností nové hračky jim zabere víc času, než kolik by mohli ušetřit jeho efektivním používáním.

Jsem zastáncem jednoduchosti. Dlouho jsem hledala svůj systém, vyzkoušela jsem několik různých řešení, stále jsem nemohla najít. Dokud jsem nepochopila, že problém je jinde. Nabírala jsem si toho moc. Příliš mnoho úkolů, projektů, závazků, nápadů. Někdy je lepší zapojit zdravý rozum a nechtít od sebe nesplnitelné, než pracně hledat systém, který bude umět zázraky.

Multitasking

Multitasking znamená, že děláme víc věcí najednou. Většinou se to považuje za nežádoucí a stresující, stejně se tomu občas nevyhneme. A navíc když se snažíme šetřit časem, dopřává nám to pocit, že toho zvládáme víc.

I když říkáme, že děláme víc věcí najednou, obvykle je to spíš rychlé přeskakování – přepínání pozornosti z jedné věci na druhou. Pokaždé je to ztráta času. Je to jakoby mozek pokaždé potřeboval “mentálně zaostřit” na počátku každé činnosti a to mu samozřejmě nějakou chvilku trvá. A to tím déle, čím náročnější činnost má vykonávat. Vplout do děje televizního seriálu je určitě jednodušší, než se zabrat do učení cizoazyčných slovíček nebo psaní složitého programu.

Někdo si ale dělání dvou činností souběžně pochvaluje – třeba při běhání mít na uších sluchátka a poslouchat angličtinu z CD.

Multiasking je prý také doménou žen. Myslím, že je to spíš tréninkem. Když jste máma jednoho nebo dvou malých dětí, musíte je  celý den hlídat, ale zároveň taky potřebujete uklidit, nakoupit, uvařit, kouknout do novin nebo řadu jiných činností. Takže vám nezbývá nic jiného, než svou pozornost rozdělit. Kdyby totéž dělal muž, stal by se pravděpodobně stejně dobrým v dělení pozornosti na dvě nebo víc činností.

Jsem zastáncem soustředěnné pozornosti. Dělat dvě věci najednou mi připadá jako snaha o to, jít dvěma různými směry najednou. Někdy se opravdu věci nahrnou, úkoly přicházejí rychleji, než je stíháme udělat a všechny se tváří jako velmi naléhavé. Pokud si dokážu i ve stresu udržet chladnou hlavu a soustředit se na to nejdůležitější, místo bezhlavého přeskakování z jednoho na druhé, obvykle udělám víc.  Když podlehnu nervozitě až hysterii, moc toho neudělám a i to málo bude k ničemu. Kromě toho je stres a spěch mnohem více vyčerpávající než klidná soustředěná práce.(Tohle je ale můj subjektivní pohled, jsou lidé, kteří rozruch milují, rádi řeší více věcí najednou a soustředěná klidná práce by je k smrti nudila.)

Multitasking uznávám hlavně tehdy, když jde o dvě činnosti, které se navzájem neruší, obvykle to bývá tehdy, když jedna zaměstnává mozek, druhá tělo. Třeba při šlapání na rotopedu koukat na televizi. Při procházce s kolegou řešit složitý problém. Při mytí nádobí si opakovat anglická slovíčka, která můžeme mít nalepená na kuchyňské lince. To jsou všechno příklady toho, jak jde zapojit tělo i mysl a jak můžeme přece jen dělat dvě věci najednou.

Kontrolní seznamy, checklisty

Kontrolní seznam neboli checklist je seznam položek, které se postupně odfajfkují, takže je zajištěno, že se na žádný krok nezapomene.

Příkladem je nákupní seznam nebo seznam účastníků, kdy se  přítomní podepisují nebo odšrtávají.

Výhody kontrolního seznamu rostou s tím, kolik položek na něm je. Když máte koupit tři věci, nejspíš si je budete pamatovat, když je jich deset, je skoro jisté, že na něco zapomenete.

A kdy se vám takový kontrolní seznam hodí?

Na vánoce. Přípravy se každý rok opakují, za ten rok se na leccos zapomene. Seznam toho, co je potřeba udělat, nám usnadní přípravy samotné, tak  umožní snáz je rozdělit mezi členy rodiny.

Balicí seznam. Balení před dovolenou nebo služební cestou se tak zjednoduší. Seznam může aktualizovat průběžně po každé cestě. Na tom mém jsou všechny možné položky, včetně stanu a letenek, i když nikdy nevyužiju všechny ty položky. Prostě si ze seznamu vyberu to, co se mi pro tu konkrétní příležitost hodí.

Svatební seznam. Takový seznam nebudeme nejspíš tvořit sami, spíš se poohlédneme po internetu. Může nám to ušetřit hodně nervů i peněz.

Stěhovací seznam.Co všechno udělat v souvislosti se stěhováním. Českou verzi jsme neviděla, zato anglických několik.

Odkazy:

http://www.symbio.cz/clanky/checklist-je-pritel-muj-i-tvuj.html

Kontexty – co jsou a jak nám můžou pomoci

Kontexty jsou okolnosti nebo souvislosti. Svoje chování přirozeně přizpůsobujeme tomu, v jakém prostředí se právě nacházíme.

V time managementu pojem kontext používá např. GTD Davida Allena. Jde o to, že úkoly ke svému splnění potřebují určité podmínky. Např. k vyřizování emailů potřebujeme počítač s internetem, k vytištění zprávy tiskárnu a k nákupu žárovek potřebujeme být v obchodě. Když si doma vzpomenu, že potřebuju koupit žárovky, není mi to moc platné, potřebuju si na to vzpomenout v obchodě. Proto se k úkolům přiřazují kontexty např. @pochůzky, @telefon, @šéf, @počítač. Když jsem např. na schůzce se šéfem, vyberu ze svého seznamu úkolů ty, které mají přiřazeno @šéf a nemusím přemýšlet, co jsem mu to vlastně chtěl/a, mám to před sebou v seznamu.

Použití zavináče je zvláštní, ale docela účelné, upozorní to na sebe i v textu a napomáhá to přehlednosti. Znak zavináče se také při abecedním řazení v počítači dosrávají na první místo před číslice a písmena. Využívám toho, když mám ve složce v počítači více souborů a potřebuju nějak zvýraznit těch několik málo, na kterých právě pracuju.

Kontexty mohou být podle místa, kde se nacházím - @pochůzky, @nákupy, @knihovna, @doma, @zahrada.

Nebo podle dostupných pomůcek - @počítač, @tiskárna, @email.

A nebo podle osob, se kterými často jednám - @šéf, @Franta.

Někdo taky používá kontexty podle druhů činnosti - @psát, @promyslet.

Systém kontextů v time managementu je účelný, pokud se nezvrhne ve složitý nepřehledný systém. Čím méně kontextů, tím lépe. 

Kalendář

kalendář používá skoro každý. Kapesní, který máme stále u sebe, stolní na pracovním stole nebo doma na ledničce nebo nástěnný, s obrázky. Většina kalendářů začíná lednem a končí prosincem, ale už jsem viděla i kalendář pro školní rok, což může být pro učitele velmi praktické.

Kapesní kalendář by měl být co nejmenší, protože ho nosíme stále s sebou. Zapisujeme si do něj věci, které jsou vázané na určitý čas. Už jsem viděla i to, že ho někdo používal jako úkolníček, prostě si do něj k nějakému budoucímu datu připisoval úkoly, na které zrovna nebyl čas. Připadalo mi to trochu zvláštní. Jako by věřil, že na to, na co nemá čas teď, se nějak zázračně najde čas v budoucnu. 

Stolní kalendář, bývá rozdělen na týdny nebo dvoutýdenní období. Nemusí už být tak úplně malý, takže v něm svoje místo najdou i obrázky, citáty, recepty a podobně.

Nástěnný kalendář bývá obvykle po měsících, plní i reprezentativní a dekorativní funkci. Jeho největší přínos může být pro skupinu lidí – zaměstnance jednoho oddělení, rodinu nebo zájmový klub. Takový rodinný kalendář, kam se zapisují návštěvy lékaře, koncerty, kroužky a jiné akce všech členů rodiny, ten mi připadá velmi užitečný.

Diář má pro každý den jednu stránku, hodně se do něj vejde, ale taky je tlustý a těžký. Běžnější jsou kalendářese zobrazením jednoho týdne na jedné straně nebo dvoustraně. Některým lidem naprosto stačí malý notýsek, kde je celý měsíc na jedné stránce a pro každý den je vyhrazený jeden řádek.

Jsou lidé, kterým dobře slouží kalendář v mobilu. I když se do něj hůř zapisuje.

Existují i internetové kalendáře, které mají oproti papírovým nějaké další vychytávky. Připomínání událostí na email, sdílení kalendáře s dalšími lidmi nebo třeba možnost zveřejnění kalendáře na internetu. Jedním z nejznámějších je on-line kalendář na googlu. Nevýhoda je v tom, že musíme být u počítače, abychom viděli, co v kalendáři máme.

Hodnoty a role

Hodnoty jsou věci, které považujeme za cenné a snažíme se podle nich řídit. Je to jakýsi kompas na naší cestě životem. Čím lépe svoje hodnoty známe, tím lépe se dokážeme rozhodovat a tím méně nás ovlivňují nahodilé okolnosti nebo tlak ostatních.

Kromě vědomě uznávaných hodnot na nás mají vliv i nevědomé motivy, které si nechceme zrovna moc přiznat, protože na ně nejsme pyšní. Závist, strach, nenávist, to jsou některé z nich. Nemusíme se s těmito pocity chlubit, ale je dobré si je přiznat aspoň sobě samému.

Role jsou úlohy, ve kterých v životě vystupujeme. Např. role syna, otce, bratra, přítele, učitele, prodavače, ředitele firmy…

V každé roli se chováme trochu jinak, protože každá role na nás klade jiné požadavky. Občas se mohou rušit, třeba když se maminka od malého dítěte rozhoduje, jestli zůstat doma s dítětem, které má rýmu, nebo ho dát do školky a jít do práce. Podobné konflikty rolí jsou nepříjemné a těžko řešitelné, protože se rozhodujeme mezi dvěma věcmi, které jsou pro nás důležité.

Jak hodnoty, tak role fungují jaksi mimo, spíš jako soukromé, obvykle si je ani nikam nezapisujeme. Zapsat si je znamená ujasnit si, co chci. A to je v životě velmi cenná věc.    

Důležité kontra naléhavé

Náš čas je naplněn řešením různých úkolů a problémů, ty se od sebe liší jak svou důležitostí, tak naléhavostí.

Důležité a nenaléhavé – je to důležité, ale může to počkat. Příkladem je jsou naše dobrá předsevzetí, jako je cvičit nebo učit se anglicky. Rozhodně je to pro nás důležité, ale nestane se tak moc, když to odložíme. Takže odkládáme a odkládáme. Bohužel jsou to obvykle věci, které by dlouhodobě znamenaly pozitivní posun v životě. Tady bychom se měli pohybovat se svými činnostmi co nejčastěji, tady jsou ty aktivity, které nás posunou dopředu.

Důležité a naléhavé – to, co jsme dlouho odkládali, se může stát naléhavým. Angličtinu jsme odkládali tak dlouho, až se přiblížila důležitá zkouška a do práce se pustit musíme – s tím, že proklínáme svojí vlastní pohodlnost.

Nedůležité, ale naléhavé – často jsou to požadavky lidí kolem nás, kteří něco chtějí a řeší svoje vlastní priority. Na nás je, abychom dokázali odmítnout tehdy, když něco opravdu nechceme udělat. Příkladem je, když mě kamarád láká na akci, která je pro něj důležitá, ale já chci být třeba s rodinou, což je zase moje priorita. Krásným příkladem je taky telefon. I když budete hodně zaměstnaní, zvonící telefon obvykle nebude ignorovat. A to bez ohledu na to, že většina hovorů není až tak důležitých (samozřejmě, protože lidi volají kvůli SVÝM prioritám, ne kvůli těm vašim).

Nedůležité a nenaléhavé – zahrát si hru, zabrouzdat na internetu, kouknout na detektivku v televizi. Věci, které bychom mohli označit za zábavu (v lepším případě) nebo marnění času. I takové činnosti   potřebujeme, nejsme přece roboti, abychom pracovali každou bdělou minutu našeho života.

7 návyků vůdčích osobností

Autorem metody/knihy sedm návyků je Stephen Covey.

1.       Návyk – být proaktivní. Projevit iniciativu dřív, než mě okolnosti donutí nějak reagovat. Když jsem aktivní, do značné míry určuji to, jak budou věci probíhat. Třeba začít cvičit dokud jsem zdravý a nečekat, až mě k tomu donutí bolest zad a rehabilitační sestra.

2.       Začínat s myšlenkou na konec – uvědomit si, co od života chci, svoje životní cíle a směřování. Tato zásada se mi osvědčila i u menších věcí. U každého úkolu se snažím vidět žádoucí konečný stav, protože mi to pomáhá dojít k cíli. Jinak snadno ztrácím soustředění, přicházejí různá rozptýlení a další úkoly. Obraz splněného úkolu v mysli – a někdy i na papíře – mi pomáhá.

3.       To nejdůležitější dát na první místo – když vím, co je pro mě důležité, je potřeba tomu dát prostor a ostatní věci odsouvat. Učebnice angličtiny je důležitá, ale je potichu, takže když mě vyruší hlasitý telefon byť s nedůležitým hovorem, je jasné, čemu dám v té chvíli přednost. A to i když se ten jazyk opravdu chci naučit. Málokdy platí, že to, co nejvíc křičí, je nejdůležitější.

4.       Myslet způsobem výhra-výhra – místo soutěžení s ostatními se snažit hledat řešení, která jsou oboustranně výhodná. Vytváří to důvěru ve vztazích soukromých i pracovních. V prostředí důvěry se žije a pracuje daleko lépe a vede to i lepším výsledkům.

5.       Nejdřív pochopit, pak být pochopeni – skutečně naslouchat druhým, porozumět jim dřív, než jim začnu nabízet svůj názor. Lidé mívají dobrou vůli poradit, ale někdy svůj názor nabízejí dřív, než vůbec zjistí, co druhá strana potřebuje.

6.       Vytvářet synergii – vytvářet s lidmi takové dohody, při kterých získají prospěch obě strany tak, aby nikdo nebyl ošizen. Není to o kompromisu, je to o tom, hledat i netradiční řešení, které bude pro obě strany co nejlepší. Kompromis znamená, že obě strany sleví ze svých požadavků, takže spokojený pak není ani jeden.

7.       Ostřit pilu – obnovovat síly v pracovním i osobním životě. Starat se o své zdraví, učit se, aby se naše pracovní schopnosti zlepšovaly. Starat se o svého partnera, dokud je s námi šťastný a nečekat, až přijdou problémy, abychom je pak začaly napravovat velkými a drahými romantickými gesty.

Knížka Stephena Coveyho Sedm návyků vůdčích osobností vyšla v roce 1997 i u nás a získala si velkou pozornost, protože učí jednu velmi podstatnou věc: soustředit se na do důležité. Na to, co opravdu v životě chceme dělat. Jinak je totiž strašně snadné rozptýlit se tisícem různých úkolů a zapomenout při tom na to, co doopravdy chceme. Můžete celý den pracovat, honit se od jednoho úkolu ke druhému a přitom neudělat nic důležitého.

Napadá mě jeden příklad: říkáme, že nejdůležitější je zdraví. Pak se nachladíme, měli bychom zůstat doma v posteli, ale my si místo toho vezmeme paralen a jdeme do práce, protože bychom přišli o peníze nebo z ohledu ke kolegům, kteří by museli dělat za nás.

Určitě by každý našel spoustu takových příkladů, kdy je naše jednání v rozporu s tím,  co považujeme za své hodnoty. Víme, co chceme, ale nějak se to nedaří v běhu dní realizovat.

Přesto má smysl nad svými hodnotami přemýšlet. Je to jako sledovat střelku kompasu. Známe svůj směr a po každé odbočce víme, kam se zpátky vrátit.

Lístečková metoda

Používám ji tehdy, když si potřebuju srovnat myšlenky na jedno rozsáhlejší téma a v hlavě mám sice dost nápadů, ale jsou to jen chaotické útržky bez struktury a systému. Potřebuju třeba napsat rozsáhlejší článek na nějaké téma nebo připravit osnovu webu.

Vezmu si hromádku papírků o velikosti A7 (to je přibližně polovina obyčejné dopisní obálky, barevné lepíky by taky posloužili) a začnu na ně psát nápady tak, jak se objevují. Co lísteček, to jedna myšlenka. Některé mě napadnou samy, jiné se vynoří, když se porozhlédnu po internetu nebo zalistuju v knížkách. Když jich mám dost, rozložím si je na stůl a začnu je seskupovat podle témat. Začnou se objevovat souvislosti mezi některými lístečky, takže je dám k sobě. Postupně takhle vzniká nějaká struktura, z chaosu se vynořuje organizovaný systém. 

Papírky můžou posloužit jednorázově a pak je vyhodím. Nebo je připevním na nástěnku a můžu na tématu pracovat několik dní. Nástěnka zároveň slouží jako viditelná připomínka pro mozek, aby věděl, na čem má (podvědomě) pracovat.